Acelerando los procesos de open-innovation con un Pro-action café

Desde hace meses en Fundación Hazloposible hemos estado trabajando un proceso de innovación abierta interno. La satisfacción general del equipo es alta. Muchas iniciativas rápidamente constituyen un grupo de trabajo con peso específico para llevarlo a cabo, pero pensamos que podíamos hacerlo aún mejor introduciendo una herramienta "express" de "aceleración de proyectos": el "pro-action café".

¿Qué es un pro-action café y cómo se desarrolla?

Una herramienta trabajada por las comunidades de práctica en Art of Hosting para facilitar un enriquecimiento de proyectos embrionarios desde múltiples puntos de vista.

Los pasos son muy sencillos, y es una mezcla para los conocedores de estas herramientas, entre un "open space" y un "world café", con un alto enfoque a la acción:

• Se convoca a todo el que quiera participar. Se hace un rápido check in en círculo.

• Las personas con una iniciativa-proyecto se ponen de pie, lo nombran y lo apuntan en una tabla visible con tantos slots como asistentes dividido entre 4: que es el número de proyectos/sesiones que pueden trabajarse en paralelo. Un ejemplo: con 20 personas puede haber un máximo de 5 proyectos a trabajar. El principio es al que llega primero se le atiende primero.

• Una vez creada la agenda, se invita a los que han propuesto la iniciativa a que pasen a la mesa de trabajo (o "mesa café") con el número que le corresponde. Habrá 3 rondas de conversación al estilo de un café de 20 a 30 minutos, cada una guiada por unas preguntas genéricas que ayuden a profundizar y enfocar las conversaciones:

Ronda 1: ¿Cual es la necesidad detectada?
Ronda 2: ¿Qué es lo que hace falta para empezar a explorar la oportunidad?
Ronda 3: ¿Qué estoy aprendiendo? ¿Cuáles son los próximos pasos a seguir? ¿Qué tipo de ayuda necesito todavía?

La última ronda la realizamos con una presentación pública ante todo el equipo por parte de los promotores de iniciativas: en dos minutos y con el soporte de una hoja A3 expusieron la idea que querían promover y el tipo de recursos personales que necesitaban para iniciar toda la fase de diseño.

Tras su presentación, se abrió un "marketplace" en el que, quien quiso, se adhirió a los proyectos presentados.

La experiencia ha sido excelente. Hemos comprobado que permite, en muy poco tiempo (apenas 90 minutos):

• Que todas las iniciativas sean conocidas por todos los miembros del equipo a "alto nivel", promoviendo "momentum" y "visión compartida" de todo el equipo.
• Que en la fase más temprana las iniciativas puedan enriquecerse del máximo de aportaciones y adhesiones transversales.

Planeamos desarrollar "pro-action cafés" sorpresa en cualquier momento y a iniciativa de cualquier miembro del equipo. No se necesita más que unos pocos post its, papel A3 en el que ir incorporando todos los comentarios y dibujos que surgen en las rondas, rotuladores y 90 minutos de quien se quiera apuntar.